افزونهٔ هزینههای منویو دفتر خرج کافه یا رستوران شماست. هر خرج را با عنوان، مبلغ، عامل دریافت‌کننده، حساب بانکی و عکس یا PDF فاکتور ثبت می‌کنید و ته ماه دقیقاً می‌دانید پول کجا رفته است. درآمد هم از فروش ثبتشده در منویو خودش می‌آید و صفحهٔ سود و زیان هر ماه شمسی را با تفکیک نوع هزینه و عامل نشان میدهد. فیش حقوق، تسویهٔ پیک و خرید کالای انبار هم اگر آن افزونه‌ها را داشته باشید، خودکار در همین دفتر می‌نشینند. در این آموزش همهٔ صفحه‌های افزونه را قدم‌به‌قدم مرور می‌کنیم.
پیش از فعال‌سازی می‌خواهید نتیجه را ببینید؟ در دموی منویو پنل مدیریت و منوی مشتری را کنار هم امتحان کنید.
فعال‌سازی افزونهٔ هزینهها
هزینهها را از صفحهٔ «افزونه‌ها» در پنل فعال می‌کنید. بعد از فعال‌سازی، پنج صفحهٔ افزونه زیر بخش «مالی» سایدبار می‌آیند و کنار «هزینهها» تعداد هزینههای ثبت‌شدهٔ ماه جاری دیده میشود. پیش از ثبت اولین هزینه، بهتر است دفترچه‌ها را آماده کنید: نوع هزینهها، عامل‌ها و حساب‌ها.
خرید افزونه
در پنل به «افزونه‌ها» بروید، در «فروشگاه افزونه‌ها» کارت هزینهها را پیدا کنید، دورهٔ اشتراک را انتخاب کنید و «خرید» را بزنید. بعد از پرداخت، افزونه همان لحظه فعال میشود.
ساخت نوع‌ها
در «نوع‌ها و برچسب‌ها» نوع‌های پیشنهادی کافه و رستوران را یک‌کلیکه اضافه کنید.
ثبت عامل‌ها و حساب‌ها
تأمین‌کننده‌ها و مالک ملک را در «عامل‌های هزینه» و کارت یا حساب خرج را در «حساب‌های بانکی» ثبت کنید.
ثبت اولین هزینه
در صفحهٔ «هزینهها» دکمهٔ «هزینهٔ جدید» را بزنید.
تنظیمات افزونه:
روش پرداختِ پیش‌فرض: فرم ثبت هزینه با همین روش باز میشود؛ پیش‌فرض «نقدی».
ضمیمه (فاکتور) اجباری باشد: بدون دست‌کم یک عکس یا PDF فاکتور، هزینهٔ دستی ثبت نمیشود. سندهای خودکار مثل فیش حقوق، تسویهٔ پیک و ورود کالا از این قاعده بیرون‌اند.
انتخاب عامل اجباری باشد: هر هزینه باید طرف‌حساب مشخص داشته باشد.
دفتر تا این روز بسته است: هزینههای این روز و پیش از آن دیگر ثبت، ویرایش یا حذف نمی‌شوند. فقط تا امروز میشود بست، نه آینده.
محاسبهٔ درآمد از فروش حضوری: پیش‌فرض روشن است؛ سفارش‌های پرداخت‌شده، درآمد گزارش سود می‌شوند.
توجه: «دفتر تا این روز بسته است» با دکمهٔ بازنشانی تنظیمات پاک نمیشود. تنظیمات این افزونه فقط برای مالک و کسی که دسترسی «مدیریت کامل هزینهها» دارد باز است.
نوع‌ها، عامل‌ها و حساب‌ها
سه صفحهٔ «نوع‌ها و برچسب‌ها»، «عامل‌های هزینه» و «حساب‌های بانکی» دفترچه‌های افزونه‌اند؛ فهرست‌هایی که فرم هزینه از آن‌ها انتخاب میکند و گزارش‌ها با آن‌ها تفکیک می‌شوند. این دفترچه‌ها برای کل مجموعه مشترک‌اند.
۱. نوع‌ها و برچسب‌ها:
نوع هزینه: ستون فقرات گزارش‌هاست. هر هزینه یک نوع دارد و هر نوع یا «ثابت» است (مثل اجاره و حقوق) یا «متغیر» (مثل مواد اولیه). ۱۲ نوع پیشنهادی آماده است.
برچسب: دسته‌بندی آزاد و متقاطع؛ یک هزینه می‌تواند چند برچسب داشته باشد، مثل «کمپین تبلیغاتی» یا «تعمیر اساسی». ۸ برچسب پیشنهادی آماده است.
توجه: نوع یا برچسبی که روی هزینهٔ ثبتشده خورده حذف نمیشود، چون گزارش ماههای گذشته را عوض میکند. به‌جای حذف، نامش را عوض کنید.
۲. عامل‌های هزینه:
نوع عامل: تأمین‌کننده، خدمات، قبض و انرژی، مالک و اجاره‌دهنده، پیمانکار، اداری و دولتی، پرسنل یا سایر.
وضعیت همکاری: فعال، غیرفعال یا «قطع همکاری». عامل با «قطع همکاری» از فرم ثبت هزینه کنار می‌رود.
حسابداری و پیش‌فرض‌ها: «کد اقتصادی / شناسهٔ ملی» برای فاکتور رسمی و «نوع هزینهٔ پیش‌فرض» که با انتخاب این عامل، فرم هزینه را پیش‌پر میکند.
کارت عامل: جمع پرداختی، تعداد هزینهها و تاریخ آخرین پرداخت را نشان میدهد. بالای صفحه هم «عامل فعال»، «کل پرداختی» و «بیشترین دریافتی» را می‌بینید.
۳. حساب‌های بانکی:
شماره‌ها: شماره کارت ۱۶ رقم است و نام بانک خودکار از روی آن پر میشود. شماره شبا ۲۴ رقم و بدون IR است. روی کارت فهرست، با زدن شماره کارت یا شبا آن را کپی می‌کنید.
حساب فعال است و حساب پیش‌فرض: حساب غیرفعال از فرم ثبت هزینه کنار می‌رود و سابقه‌اش می‌ماند. فرم هزینه با حساب پیش‌فرض پیش‌پر میشود.
توجه: عامل یا حسابی که هزینهٔ ثبتشده دارد حذف نمیشود؛ به‌جایش آن را غیرفعال کنید تا معلوم بماند آن پول به چه کسی و از کدام حساب رفت.
ثبت هزینهها
صفحهٔ «هزینهها» دفترچهٔ روزانهٔ خرج است: هزینهها زیر سرگروه هر روز با جمع همان روز می‌نشینند. بالای صفحه هزینهٔ ماه جاری، مقایسه با ماه قبل، جمع از ابتدای سال و «سنگین‌ترین نوع این ماه» را می‌بینید.
۱. هزینهٔ جدید:
اصل هزینه: «عنوان هزینه»، «مبلغ (تومان)»، «نوع هزینه» و «عامل هزینه». انتخاب عامل، نوع پیش‌فرض او را روی فرم می‌نشاند.
پرداخت: «روش پرداخت» یکی از نقدی، کارت به کارت، انتقال بانکی (پایا/ساتنا)، کارتخوان، چک، پرداخت آنلاین، نسیه یا سایر است. روش‌های بانکی «حساب بانکی» می‌خواهند؛ اگر حساب پیش‌فرض داشته باشید همان انتخاب میشود.
تاریخ انجام: با تقویم شمسی انتخاب میشود. تاریخ آینده و روزهای دورهٔ بسته انتخاب‌شدنی نیستند.
شعبه: با افزونهٔ چند شعبه دیده میشود. «کل مجموعه» یعنی هزینهٔ مشترک دفتر مرکزی.
جزئیات تکمیلی: «انجام توسط (کارمند)» از فهرست افزونهٔ مدیریت کارمندان، یا «انجام توسط (نام آزاد)»، به‌علاوهٔ «برچسب‌ها» و «توضیحات».
فاکتور و رسید: حداکثر ۶ فایل، هر کدام تا ۴ مگابایت؛ عکس یا PDF. کلیک کنید یا فایل را روی کادر بکشید.
۲. برگشت از خرید:
برگشت از خرید / اعتبارِ فروشنده: برای کالای مرجوعی یا پولی که فروشنده پس داد. این مبلغ از جمع هزینهها کم میشود.
۳. جست‌وجو، بایگانی و تاریخچه:
فیلترها: نوع، عامل، حساب بانکی، روش پرداخت، برچسب و بازهٔ تاریخ. جست‌وجو روی عنوان، عامل و توضیح کار میکند و جمع نتیجهٔ فیلتر بالای فهرست می‌آید.
حذف و بایگانی: هزینهٔ حذف‌شده به «بایگانی» می‌رود، از همهٔ جمع‌ها و گزارش‌ها کنار می‌رود و با «بازگردانی» برمی‌گردد.
تاریخچه: نشان میدهد چه کسی، کِی، چه چیزی را از چه به چه عوض کرده است.
خروجی: فهرست را با ستون‌های دلخواه به اکسل یا CSV میدهد.
۴. هزینههای خودکار:
از کجا می‌آیند: فیش حقوق قطعی‌شده (افزونهٔ مدیریت کارمندان)، تسویهٔ پیک (افزونهٔ مدیریت پیک‌ها) و ورود کالا به انبار (افزونهٔ انبارداری) خودکار هزینه می‌سازند.
چه چیزی قفل است: عنوان، مبلغ، تاریخ، شعبه و انجام‌دهنده از مبدأ می‌آیند. روش پرداخت، حساب، نوع، عامل، برچسب و توضیح را می‌توانید عوض کنید. این هزینهها از مبدأشان حذف می‌شوند، نه از این صفحه.
اصلاحِ مبلغ: برای هزینهٔ ورود کالا، مبلغ درست را می‌دهید و اختلاف به‌صورت «سندِ اصلاحی» جدا در همان تاریخ ثبت میشود. ردیف اصلی مبلغ «پس از اصلاح» را هم نشان میدهد.
توجه: اگر فیش حقوق یا تسویهٔ پیکی وقتی ثبت شده که افزونهٔ هزینهها خاموش یا دفتر بسته بوده، بالای صفحه کادری با دکمهٔ «ثبت در دفتر» می‌آید تا آن مبلغ از سود و زیان جا نماند.
گزارش سود و زیان
صفحهٔ «سود و زیان» فروش ثبت‌شدهٔ ماه را کنار هزینههای همان ماه می‌گذارد؛ ماه‌به‌ماه، به تفکیک نوع و عامل. ماه‌ها شمسی‌اند و با دو فلش بالای صفحه بین ماه‌ها جابه‌جا می‌شوید.
۱. کارت‌های ماه:
درآمد: سفارش‌های پرداخت‌شده بدون مالیات بر ارزش افزوده. زیر کارت سهم «حضوری»، «سرِ میز»، «آنلاین» و در صورت وجود «کرایهٔ ارسال»، «فروشِ ارسال تلفنی» و «حساب دفتری» می‌آید. برگشت از فروش در ماه برگشت کم میشود، نه ماه فاکتور.
هزینه و سود خالص: جمع هزینههای ماه و اختلاف این دو. سهم هزینه‌هایی که با روش «نسیه» ثبت شده‌اند زیر کارت هزینه جدا نوشته میشود.
انبار: با افزونهٔ انبارداری، کارت‌های «بهای تمام‌شدهٔ فروش»، «سود ناخالص» و «ارزش موجودی انبار» و در صورت وجود «اختلاف انبارگردانی» و «مصرف داخلی» هم اضافه می‌شوند.
توجه: اگر افزونهٔ فروش حضوری را ندارید یا «محاسبهٔ درآمد از فروش حضوری» خاموش است، صفحه فقط هزینهها را نشان میدهد. در نمای یک شعبه هم هزینهٔ مشترک دفتر مرکزی در کادری جدا می‌آید و از سود همان شعبه کم نمیشود.
۲. تفکیک هزینهها و خروجی:
به تفکیک نوع: سهم هر نوع از هزینهٔ ماه؛ جواب «پول کجا رفت؟».
ثابت در برابر متغیر: هزینهٔ ثابت هر ماه هست و متغیر با فروش بالا و پایین می‌رود. هزینهٔ بی‌نوع جدا نشان داده میشود.
سنگین‌ترین عامل‌ها: پنج عاملی که این ماه بیشترین پول را گرفته‌اند؛ فایل خروجی همهٔ عامل‌ها را دارد.
خروجی: سود و زیان دوازده ماه تا ماه انتخاب‌شده را به اکسل یا CSV میدهد.
۳. بستن ماه:
بعد از فرستادن گزارش ماه برای شریک یا حسابدار، ماه را ببندید. از آن لحظه هزینههای آن دوره ثبت، ویرایش یا حذف نمی‌شوند و عددهای ماه بسته حتی با خاموش شدن یک افزونه یا تغییر تنظیمات عوض نمی‌شوند. برای اصلاح، باید اول تاریخ بستن را عقب ببرید.
توجه: اگر افزونهٔ حساب دفتری هم دارید و آن‌جا هم دفتر را بسته‌اید، سود و زیان دیرترین تاریخ بستنِ این دو را ملاک می‌گیرد. حرکت‌های دستی انبار هم با تاریخ دورهٔ بسته ثبت نمی‌شوند.
ارتباط با افزونه‌های دیگر
فروش حضوری و فروش آنلاین:
درآمد سود و زیان از سفارش‌های پرداخت‌شدهٔ صندوق، QR میز و فروش آنلاین می‌آید. آموزش فروش حضوری را ببینید.
انبارداری:
با انبارداری، فرم ورود کالا می‌تواند همان خرید را در هزینهها ثبت کند و مرجوعی به فروشنده سند منفی می‌سازد. گزارش هم بهای تمام‌شده و سود ناخالص می‌گیرد. آموزش انبارداری را بخوانید.
مدیریت کارمندان، پیک و حساب دفتری:
فیش حقوق مدیریت کارمندان و تسویهٔ پیک‌های خود مجموعه خودکار هزینه می‌شوند. فروش نسیهٔ حساب دفتری هم در درآمد ماه با برچسب جدا می‌آید. آموزش حساب دفتری را ببینید.
پرسش‌های متداول
هزینه‌ای را اشتباه ثبت کرده‌ام؛ چه کنم؟
اگر دستی ثبت شده، آن را ویرایش کنید؛ تغییرها در «تاریخچه» می‌مانند. اگر خودکار است، از مبدأش اصلاح کنید و برای مبلغ اشتباه ورود کالا از «اصلاحِ مبلغ» استفاده کنید.
چرا نمی‌توانم هزینه‌ای را ویرایش یا حذف کنم؟
احتمالاً تاریخ آن در دورهٔ بسته است، یا هزینهٔ خودکار است و فقط از مبدأش عوض میشود. دسترسی نقش شما هم ممکن است ثبت یا حذف را نداشته باشد.
کارمند من فاکتورها را میبیند؟
فقط اگر به صفحهٔ هزینهها دسترسی داشته باشد. فاکتورها لینک عمومی ندارند و در مجموعهٔ چندشعبهای، کارمند شعبه فقط هزینههای شعبهٔ خودش و دفتر مرکزی را میبیند.
فروش نسیه چه ماهی درآمد میشود؟
ماه صدور فاکتور. گزارش تعهدی است و سهم نسیه را جدا نشان میدهد تا با پول صندوق اشتباه نشود.
چرا نوع یا عاملی حذف نمیشود؟
چون روی هزینهٔ ثبتشده خورده و حذفش گزارش ماههای گذشته را عوض میکند. عامل و حساب را غیرفعال و نوع و برچسب را تغییرنام دهید.
بدون افزونهٔ فروش حضوری هم سود و زیان دارم؟
صفحه فقط هزینهها و تفکیکشان را نشان میدهد، چون فروشی برای محاسبهٔ درآمد نیست.