افزونهٔ حساب دفتری منویو همان دفتر نسیهٔ کافه است، بدون کاغذ و خط‌خوردگی. برای مشتری همیشگی یک حساب با سقف اعتبار و مهلت تسویه باز می‌کنید و از آن به بعد، سر صندوق «حساب دفتری» یکی از روش‌های پرداخت میشود. هر نسیه، دریافت، اصلاح و برگشت یک سطر دفتر است با ستون‌های بدهکار، بستانکار و مانده؛ سطرها هرگز پاک نمیشوند و اشتباه با سطر مخالف خنثی میشود. مشتری هم ماندهٔ خودش را در پنل شخصی‌اش می‌بیند. در این آموزش از افتتاح حساب تا فروش نسیه، دریافت پول، سررسید و برگشت فاکتور را مرور می‌کنیم.
پیش از فعال‌سازی می‌خواهید نتیجه را ببینید؟ در دموی منویو پنل مدیریت و منوی مشتری را کنار هم امتحان کنید.
فعال‌سازی حساب دفتری
حساب دفتری را از صفحهٔ «افزونه‌ها» در پنل فعال می‌کنید. صفحههای «حساب‌های دفتری» و «دفتر نسیه» زیر بخش «مالی» سایدبار می‌آیند و کنار «حساب‌های دفتری» تعداد حساب‌های سررسیدگذشته دیده میشود. حساب دفتری روی مشتریان مجموعه ساخته میشود، پس هر حساب به یک شمارهٔ موبایل وصل است.
خرید افزونه
در پنل به «افزونه‌ها» بروید، در «فروشگاه افزونه‌ها» کارت حساب دفتری را پیدا کنید، دورهٔ اشتراک را انتخاب کنید و «خرید» را بزنید. افزونه بعد از پرداخت همان لحظه فعال میشود.
تنظیم سقف و مهلت
روی کارت افزونه «تنظیمات» را بزنید و سقف اعتبار و مهلت تسویهٔ پیشفرض را مشخص کنید.
افتتاح اولین حساب
در «حساب‌های دفتری» دکمهٔ «حساب جدید» را بزنید یا سر صندوق برای مشتری «افتتاح حساب» کنید.
اولین فروش نسیه
در صندوق مشتری را انتخاب کنید و موقع تسویه روش «حساب دفتری» را بزنید.
تنظیمات افزونه:
حساب‌های تازه: «سقف اعتبار پیشفرض» (صفر یعنی بدون سقف)، «مهلت تسویه» به روز (صفر یعنی بی‌مهلت) و «پیامکِ اطلاع‌رسانی هنگامِ افتتاح حساب» که پیشفرض روشن است تا اگر شماره اشتباه تایپ شده باشد، همان لحظه معلوم شود.
صندوق: «اجازهٔ عبور از سقف با تأیید صندوقدار» و «نسیهٔ تازه برای حسابِ سررسیدگذشته ممنوع»؛ هر دو پیشفرض خاموش‌اند.
یادآوری پیامکی: «یادآوریِ پیامکیِ خودکارِ سررسید» و «چند روز مانده به سررسید» (پیشفرض ۲ روز). هر بدهی فقط یک بار و فقط برای مشتری‌ای که رضایت پیامک داده یادآوری میشود و هزینه‌اش از اعتبار پیامک شما کم میشود.
رسیدِ پیامکی: با روشن کردن «رسیدِ پیامکیِ دریافت و پرداخت»، هر بار که از مشتری پول میگیرید یا طلبش را پس می‌دهید، مبلغ و مانده برایش پیامک میشود.
بستنِ دوره: «ثبتِ عقب‌تاریخ تا چند روز پیش» (پیشفرض ۳۱ روز)، «دفتر تا این روز بسته است» و «بخششِ بدهی، امتیازِ همان فاکتورها را پس بگیرد».
پانوشتِ صورت‌حساب: متنی تا ۱۶۰ حرف که زیر صورت‌حساب چاپی و صفحهٔ حساب مشتری می‌آید.
توجه: تنظیمات این افزونه فقط برای مالک و کسی که «مدیریت کامل حساب دفتری» دارد باز است. اگر افزونهٔ هزینه‌ها را هم دارید، تاریخ بستن دفتر این‌جا روی دورهٔ سود و زیان هم اثر می‌گذارد.
حساب‌های دفتری
صفحهٔ «حساب‌های دفتری» فهرست همهٔ مشتریان نسیه‌بر با مانده، سقف و سررسید است. بالای صفحه تعداد حساب‌ها، بدهکارها، سررسیدگذشته‌ها و بستانکارها را می‌بینید و زیرش کارت «طلب از مشتریان» که جمع بدهی فعلی و سهم در مهلت و سررسیدگذشته را نشان می‌دهد.
۱. افتتاح حساب:
مشتری: از بانک مشتریان جست‌وجو کنید، یا با «یا مشتریِ تازه» شماره و نام بنویسید؛ مشتری تازه همان‌جا ساخته میشود.
اعتبار و مهلت: «سقف اعتبار» (صفر یعنی بدون سقف) و «مهلت تسویه» (خالی یعنی پیشفرض افزونه، صفر یعنی بی‌مهلت).
ماندهٔ اولیه: فقط برای مانده‌ای که از قبل بیرون از صندوق بوده، مثل دفتر کاغذی قدیمی، با «جهت» و «بابت». پولی که همین امروز گرفته‌اید را بعد از افتتاح با «دریافت وجه» ثبت کنید تا در شمارش کشو دیده شود.
توجه: از کشوی پروفایل هر مشتری هم کارت «حساب دفتری» را می‌بینید؛ برای مشتری بی‌حساب دکمهٔ «افتتاح حساب» و برای بقیه «دفترچهٔ حساب».
۲. فهرست و فیلترها:
تب‌های وضعیت: همه، بدهکار، سررسید گذشته، بستانکار، تسویه‌شده، مسدود و بسته.
جست‌وجو و ترتیب: با نام، موبایل یا شمارهٔ حساب جست‌وجو کنید و بر اساس بیشترین بدهی، قدیمیترین بدهی، آخرین گردش یا نام مشتری مرتب کنید.
ستون‌ها: مشتری، مانده، سقف اعتبار، سررسید و آخرین گردش. «ثبت دریافت» روی هر ردیف برای تسویهٔ سریع است و «خروجی» فهرست را به اکسل می‌دهد.
فروش نسیه سر صندوق
با این افزونه، در پنجرهٔ تسویهٔ صندوق فروش حضوری روش «حساب دفتری» کنار نقدی، کارتخوان و کارت‌به‌کارت می‌آید؛ به شرطی که مشتری فاکتور حساب باز داشته باشد. فاکتور بسته میشود و مبلغش به بدهی مشتری اضافه میشود.
۱. انتخاب مشتری و تسویه:
کارت حساب: با انتخاب مشتری در «جزئیات سفارش»، کارت حساب دفتری با مانده، اعتبار باقی‌مانده و وضعیت سررسید می‌آید. اگر مشتری حساب ندارد، «حساب دفتری ندارد» و دکمهٔ «افتتاح حساب» با سقف پیشفرض افزونه دیده میشود.
روش «حساب دفتری»: می‌تواند کل فاکتور را بپوشاند یا در «تقسیم پرداخت» فقط بخشی از آن باشد؛ مثلاً نیمی نقدی و نیمی نسیه.
تأیید شمارهٔ مشتری: اگر شمارهٔ فاکتور تأیید نشده باشد (مثلاً مهمان خودش روی منو زده)، برای نسیه باید شماره را از خود مشتری بپرسید و در این فیلد بزنید.
توجه: اگر «حساب دفتری» در فهرست روش‌ها نیست، زیر آن دلیلش آمده است: مشتری انتخاب نشده («انتخاب مشتری»)، حساب ندارد، یا حساب «بسته» یا «مسدود» است یا بدهی سررسیدگذشته دارد و نسیهٔ حساب سررسیدگذشته در تنظیمات ممنوع شده. کارمندی که دسترسی «ثبت خرید نسیه و بدهی» ندارد هم این روش را نمی‌بیند.
۲. عبور از سقف:
اگر مانده بعد از این فاکتور از سقف بگذرد، دو حالت دارد. وقتی «اجازهٔ عبور از سقف با تأیید صندوقدار» روشن است، سوییچ تأیید می‌آید و بعد از ثبت، اعلان «عبور از سقف اعتبار» برای مدیر میرود. وقتی خاموش است، فاکتور به این شکل بسته نمیشود؛ بخشی را نقدی بگیرید یا سقف حساب را بالا ببرید.
دفترچهٔ هر حساب
صفحهٔ هر حساب همان است که وقتی مشتری می‌گوید «حسابم را ببین» باز می‌کنید: کارت دفترچه با مانده و سقف، کاشی‌های «دریافت وجه»، «خرید نسیهٔ دستی» و «چاپ صورت‌حساب»، کارت «مشخصات حساب» و جدول دفتر با ستون‌های تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده. کارهای کم‌تکرار در منوی «کارهای بیشتر» بالای صفحه‌اند.
۱. دریافت وجه:
مبلغ دریافتی: تسویهٔ کامل یا جزئی؛ چیپ‌های «کلِ بدهی» و «نصف» مبلغ را آماده میکنند.
روش دریافت: نقدی، کارتخوان یا کارت‌به‌کارت. با «دریافت ترکیبی» چند روش را برای یک دریافت کنار هم می‌گذارید تا «جمع درست است» بیاید.
شمارهٔ رسید / پیگیری، تاریخ و توضیح: اختیاری‌اند. تاریخ خالی یعنی همین حالا و تا «ثبتِ عقب‌تاریخ» تنظیمات می‌تواند عقب برود.
توجه: اگر مبلغ از بدهی بیشتر باشد، باید «این مبلغ پیشپرداخت است» را تأیید کنید. مابه‌التفاوت روی حساب می‌ماند، مشتری بستانکار میشود و از خرید بعدیاش کم میشود.
۲. خرید نسیهٔ دستی:
بابت: فروش بی‌فاکتور، بدهی قدیمی یا سایر؛ تا فروش این دوره از بدهی قدیمی جدا بماند.
شرح: اجباری است و در دفتر و صورت‌حساب کنار سطر می‌آید.
۳. اصلاح، بخشش و پرداخت به مشتری:
اصلاح مانده: «کاهش بدهی» (به نفع مشتری) یا «افزایش بدهی» (به نفع مجموعه)، با دلیل اجباری؛ برای تخفیف بعد از فروش یا بدهی خدماتی. افزایش بدهی همان سقف و قواعد نسیه را دارد.
بدهی سوخت (بخشش): برای بدهی‌ای که دیگر وصول نمیشود. اگر «بخششِ بدهی، امتیازِ همان فاکتورها را پس بگیرد» روشن باشد، امتیاز و مُهر باشگاه همان فاکتورها پس گرفته میشود؛ خود فروش سر جایش می‌ماند.
پرداخت به مشتری: برای پس دادن طلب مشتری، مثل پیشپرداخت استفاده‌نشده؛ فقط تا اندازهٔ طلب او. پول از کشو بیرون میرود، پس در کشوی روز منفی شمرده میشود و در سود و زیان اثری ندارد.
۴. برگشت فاکتور و ابطال:
برگشت فاکتور: فاکتور لغو میشود و نسیه‌اش با یک سطر مخالف از دفتر برمی‌گردد. آمار فروش، امتیاز باشگاه و بلیت گردونه‌ای که بابت این خرید داده شده هم پس گرفته میشود. «دلیل برگشت» بین ۳ تا ۱۶۰ حرف است.
ابطال این سطر: سطر اشتباه را با یک سطر مخالف خنثی میکند و خود سطر در دفتر می‌ماند. نسیهٔ فاکتوردار با ابطال برنمی‌گردد و باید «برگشت فاکتور» بخورد.
توجه: فاکتوری که بخشی از آن نقدی پرداخت شده برگشت نمی‌خورد. برگشت فاکتور دسترسی «برگشت از فروش» می‌خواهد و اصلاح، بخشش و ابطال دسترسی «ابطال سطر دفتر».
۵. صورت‌حساب و وضعیت حساب:
صورت‌حساب: جدول تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده برای بازهٔ انتخابی، با مشخصات مشتری، سقف اعتبار و پانوشت تنظیمات. «خروجی» همین سطرها را به اکسل می‌دهد.
مسدود کردن: نسیهٔ تازه ممنوع میشود ولی دریافت و تسویه آزاد است. «بازکردن حساب» آن را برمی‌گرداند.
بستن و حذف: حساب فقط با ماندهٔ صفر بسته میشود و سابقه‌اش می‌ماند. «حذف حساب» فقط برای حساب بی‌گردش است.
سررسید و یادآوری
سررسید از قدیمیترین بدهی هنوز پرداختنشده شمرده میشود و «مهلت تسویه» روز بعد از آن، حساب «سررسید گذشته» میشود. این حساب‌ها در تب «سررسید گذشته»، نشان سایدبار و کارت داشبورد «بدهیِ سررسیدگذشته» دیده میشوند و اعلان «سررسید حساب دفتری» روزانه یادآوری میکند.
۱. یادآوری پیامکی:
یادآوری دستی: از کادر سررسید یا منوی «کارهای بیشتر». پیامک فقط برای مشتری‌ای میرود که رضایت پیامک داده و در ساعت سکوت پیامک فرستاده نمیشود.
یادآوری خودکار: با روشن کردن «یادآوریِ پیامکیِ خودکارِ سررسید»، چند روز پیش از سررسید برای هر بدهی یک بار پیامک میرود.
دفتر نسیه
«دفتر نسیه» روزنامهٔ همهٔ حساب‌هاست: هر نسیه، دریافت، اصلاح و ابطال با ماندهٔ همان لحظه، روزبه‌روز زیر سرروز خودش. نمودار «نسیه در برابر دریافت» نشان می‌دهد در بازهٔ انتخابی چقدر نسیه رفته و چقدر پول برگشته است.
۱. بازه، فیلتر و خروجی:
بازهٔ تاریخ: پیشفرض ۳۰ روز اخیر است و هم نمودار و هم جدول را می‌بُرد.
جست‌وجو و نوع سطر: جست‌وجو روی مشتری، موبایل، شرح یا شمارهٔ رسید؛ نوع سطر از میان ماندهٔ اولیه، خرید نسیه، دریافت وجه، اصلاح، پرداخت به مشتری و ابطال.
شعبه: با افزونهٔ چند شعبه، این صفحه با انتخاب شعبهٔ سایدبار بریده میشود؛ خود حساب اما برای کل مجموعه است و مشتری در هر شعبه می‌تواند تسویه کند.
حساب دفتری از نگاه مشتری
مشتری با شمارهٔ موبایلش وارد پنل شخصی منویو میشود و در بخش «حساب دفتری» می‌بیند کدام مجموعه‌ها برایش حساب باز کرده‌اند.
۱. صفحهٔ «حساب دفتری من»:
خلاصه: «جمع بدهی»، «پیشپرداخت» و «سررسید گذشته» در همهٔ مجموعه‌ها.
کارت هر مجموعه: مانده («بدهکارید»، «پیشپرداخت دارید» یا «حسابتان تسویه است»)، سررسید یا «بی‌مهلت»، اعتبار باقی‌مانده و آخرین گردش‌ها. این صفحه فقط خواندنی است.
ارتباط با افزونه‌های دیگر
فروش حضوری:
روش پرداخت «حساب دفتری» در صندوق فروش حضوری می‌آید و دریافت‌های دفتر در گزارش فروش شمرده میشوند. آموزش فروش حضوری را ببینید.
هزینه‌ها و سود و زیان:
با افزونهٔ هزینه‌ها فروش نسیه در ماه فاکتور درآمد شمرده میشود و سهم آن جدا نشان داده میشود. آموزش هزینه‌ها را بخوانید.
باشگاه مشتریان و پیامک:
برگشت فاکتور نسیه امتیاز باشگاه مشتریان را هم پس می‌گیرد و یادآوری‌ها از اعتبار پیامک مجموعه فرستاده میشوند. آموزش باشگاه مشتریان را ببینید.
پرسش‌های متداول
مشتری بیش از سقف خرید کرده؛ چه کنم؟
اگر «اجازهٔ عبور از سقف با تأیید صندوقدار» روشن باشد، صندوقدار با تأیید صریح ثبت میکند و شما اعلان میگیرید. وگرنه بخشی را نقدی بگیرید یا سقف حساب را در «ویرایش حساب» بالا ببرید.
سطری را اشتباه ثبت کردهام؛ پاک میشود؟
نه. سطرهای دفتر پاک نمیشوند. با «ابطال این سطر» یک سطر مخالف ثبت کنید؛ برای نسیهٔ فاکتوردار از «برگشت فاکتور» استفاده کنید.
مشتری بیشتر از بدهیاش پول داده است.
هنگام دریافت «این مبلغ پیشپرداخت است» را تأیید کنید. مشتری بستانکار میشود و مانده از خرید بعدیاش کم میشود؛ اگر بخواهید پس بدهید، از «پرداخت به مشتری» استفاده کنید.
سررسید از کِی حساب میشود؟
از قدیمیترین بدهی هنوز پرداختنشده، به اندازهٔ «مهلت تسویه» همان حساب یا پیشفرض افزونه. مهلت صفر یعنی حساب هیچوقت سررسیدگذشته نمیشود.
اگر اشتراک افزونه تمام شود، طلبها از بین میرود؟
نه. صفحهها فقطخواندنی باز میمانند و دریافت وجه و یادآوری کار میکنند؛ فقط نسیهٔ تازه بسته میشود.
مشتری از کجا ماندهٔ خودش را می‌بیند؟
در بخش «حساب دفتری» پنل شخصی منویو که با شمارهٔ موبایلش وارد آن میشود. صورت‌حساب چاپی را هم می‌توانید به او بدهید.
آیا همهٔ کارکنان بدهی مشتریها را میبینند؟
نه. با افزونهٔ مدیریت کارمندان، صفحههای حساب دفتری فقط برای نقشهایی باز میشوند که دسترسی دیدن، گرداندن حساب یا دریافت وجه دارند. ثبت نسیه سر صندوق دسترسی جدا دارد و فهرست بدهکاران را باز نمیکند.