افزونهٔ انبارداری منویو موجودی مواد اولیه، بسته‌بندی و ملزومات کافه یا رستوران شما را در یک یا چند انبار نگه می‌دارد. برای هر آیتم منو مواد تشکیل‌دهنده را تعریف می‌کنید و با هر فروش، همان مواد خودکار از انبار کم میشود. هر ورود، خروج، انتقال و انبارگردانی در دفتر گردش انبار می‌نشیند و هیچ سطری پاک یا بازنویسی نمیشود. بهای تمام‌شده و حاشیهٔ سود هر آیتم هم از روی میانگین بهای خرید حساب میشود. در این آموزش همهٔ صفحه‌های افزونه را به ترتیب کار واقعی مرور می‌کنیم.
پیش از فعال‌سازی میخواهید نتیجه را ببینید؟ در دموی منویو پنل مدیریت و منوی مشتری را کنار هم امتحان کنید.
فعال‌سازی افزونهٔ انبارداری
انبارداری را از صفحهٔ «افزونه‌ها» در پنل فعال می‌کنید. بعد از فعال‌سازی، بخش «انبار» با پنج صفحه به سایدبار اضافه میشود. پیشنهاد ما این است که به همین ترتیب جلو بروید: اول انبار، بعد کالاها، بعد مواد آیتمها و در آخر تنظیمات کسر خودکار.
خرید افزونه
در پنل به «افزونه‌ها» بروید، در «فروشگاه افزونه‌ها» کارت انبارداری را پیدا کنید، دورهٔ اشتراک را انتخاب کنید و «خرید» را بزنید. بعد از پرداخت، افزونه همان لحظه فعال میشود.
ساخت انبار
از صفحهٔ «انبارها» دست‌کم یک انبار بسازید؛ بدون انبار هیچ کالایی ثبت نمیشود.
ثبت کالاها
در «کالاهای انبار» مواد اولیه را با واحد و موجودی اولیه ثبت کنید یا فهرست را با اکسل وارد کنید.
تعریف مواد آیتمها
در «مواد آیتمها» برای هر آیتم منو مشخص کنید یک عدد از آن از چه موادی ساخته میشود.
بررسی تنظیمات
روی کارت افزونه «تنظیمات» را بزنید و لحظهٔ کسر و رفتار کمبود را انتخاب کنید.
تنظیمات افزونه:
کسر خودکار از انبار با فروش: پیشفرض روشن است. با ثبت فروش هر سفارش، مواد رسپی آیتمها از انبار کم میشود.
لحظهٔ کسر: چهار گزینه دارد: «وقتی آماده‌سازی شروع شد»، «وقتی سفارش آماده شد» (پیشفرض)، «وقتی سفارش تحویل شد» و «وقتی سفارش بسته شد (تحویل و پرداخت)». سفارشی که از این پله گذشته باشد هم کسر میشود.
اجازهٔ منفیشدن موجودی: پیشفرض خاموش است؛ یعنی خروج دستیِ بیشتر از موجودی خطا می‌دهد. کسر خودکار فروش اما همیشه ثبت میشود تا فروش به‌خاطر اختلاف انبار متوقف نشود.
توقفِ فروشِ آیتم با تمامشدنِ مواد: پیشفرض خاموش است. روشن که باشد، وقتی یکی از مواد رسپی برای یک عدد کافی نباشد، آیتم خودکار «ناموجود» میشود و با رسیدن کالا برمی‌گردد.
پیشنهاد ثبتِ هزینه هنگام ورود کالا: اگر افزونهٔ هزینه‌ها را هم دارید، فرم ورود کالا می‌تواند هم‌زمان یک هزینه ثبت کند.
توجه: پرداخت هم نشانهٔ ساخته‌شدن سفارش است. سفارشی که پیشخوان با «ثبت و تسویه» می‌بندد، همان لحظه کسر میشود؛ مگر سفارشی که برای بیش از دو ساعت بعد زمانبندی شده باشد.
انبارها
هر جایی که کالا نگه می‌دارید یک انبار است: انبار مرکزی، آشپزخانه یا بار. موجودی هر کالا برای هر انبار جدا نگه داشته میشود و جابه‌جایی بین انبارها با «انتقال» ثبت میشود. سقف هر مجموعه ۱۰ انبار است و انبارهای غیرفعال هم جزو همین شمارش‌اند.
۱. ساخت انبار:
نام انبار و نوع انبار: نوع یکی از «انبار اصلی»، «آشپزخانه»، «بار»، «انبار ذخیره» و «سایر» است و فقط برای نظم و آیکن فهرست به کار میرود.
شعبه: اگر افزونهٔ چند شعبه دارید، مشخص کنید انبار مال کدام شعبه است؛ «کل مجموعه» یعنی انبار مرکزی.
انبار فعال است: انبار غیرفعال از فرم‌های ورود و خروج کنار میرود ولی موجودی‌اش می‌ماند.
انبار پیشفرض: کسر خودکار فروش و پیشفرض فرم‌ها از همین انبار است.
توجه: فقط انبار بدون گردش حذف میشود. انباری که گردش دارد را غیرفعال کنید تا بهای تمام‌شدهٔ فروش‌های گذشته پاک نشود. در مجموعهٔ چندشعبه‌ای، فروش هر شعبه از انبار فعال همان شعبه کم میشود و شعبه‌ای که اصلاً انبار ندارد از انبار مرکزی برمی‌دارد.
کالاهای انبار
در این صفحه هر چیزی را که در انبار می‌آید و میرود ثبت می‌کنید: مواد اولیه، بسته‌بندی و ملزومات. جدول کالاها واحد، موجودی کل، نقطهٔ سفارش، میانگین بها و ارزش موجودی را نشان می‌دهد و کالایی که زیر نقطهٔ سفارش رفته نشان «کمبود» می‌گیرد.
۱. ثبت کالای جدید:
نام کالا و کد کالا: کد اختیاری است، در هر مجموعه یکتاست و کلید ورود با اکسل میشود.
واحد پایه: یکی از گرم، کیلوگرم، میلی‌لیتر، لیتر، عدد، بسته، کارتن یا متر. همهٔ موجودی و رسپی با همین واحد ثبت میشود و بعد از اولین موجودی، گردش یا رسپی قفل میشود.
نقطهٔ سفارش: برای هر شعبه جدا سنجیده میشود؛ وقتی موجودی شعبه یا انبار مرکزی کمتر از این عدد شود، کالا «کمبود» علامت می‌خورد. صفر یعنی بدون پایش.
اندازهٔ بسته و نام بسته: برای خرید بسته‌ای است؛ مثلاً کیسهٔ ۲۵ کیلویی برابر ۲۵۰۰۰ گرم. موقع ورود کالا می‌توانید مقدار را به بسته بنویسید.
موجودی اولیه: اختیاری است. اگر همین حالا از کالا دارید، انبار، مقدار و بهای هر واحد را بدهید تا دفتر گردش از روز اول درست باشد.
توجه: برای مواد خیلی ریز مثل زعفران، کالا را با واحد «گرم» تعریف کنید. مقدارها حداکثر سه رقم اعشار دارند و مقدار ریزتر از آن در واحد کیلوگرم صفر میشود.
۲. دسته‌ها و ورود با اکسل:
دسته‌ها: فهرست کالاها و فیلترها را مرتب می‌کنند، مثل لبنیات یا بسته‌بندی. دسته‌های پیشنهادی کافه و رستوران یک‌کلیکه اضافه می‌شوند و بعداً قابل ویرایش‌اند.
ورود اکسل: کالای با همان کد (یا همان نام) به‌روزرسانی میشود و بقیه ساخته می‌شوند. موجودی اولیه فقط برای کالای تازه ثبت میشود.
توجه: فقط کالای بدون گردش حذف میشود. کالایی که گردش دارد را از فرم ویرایش غیرفعال کنید تا تاریخچه‌اش بماند.
مواد آیتمها (رسپی)
این صفحه همهٔ آیتم‌های منو را با وضعیت رسپی‌شان نشان می‌دهد. برای هر آیتم می‌گویید «یک عدد» از چه کالاهایی و چه مقدار ساخته میشود. از روی همین، بهای تمام‌شده، حاشیهٔ سود و تعداد «قابل تولید» خودکار حساب میشود. آیتمی که رسپی ندارد، فروشش از انبار کم نمیشود.
۱. تعریف مواد یک آیتم:
فیلترها: چیپ‌های «همه»، «بدون رسپی» و «دارای رسپی» و جست‌وجوی نام آیتم. انتخاب انبار بالای صفحه مبنای محاسبهٔ «قابل تولید» را عوض می‌کند.
مقدار یک عدد: مصرف هر ماده برای یک عدد از آیتم، با واحد همان کالا.
پرت: درصدی که روی مقدار سوار میشود؛ مثلاً ریزش یا دورریز هنگام آماده‌سازی.
کارت آیتم: سه کاشی «قیمت فروش»، «بهای تمام‌شده» و «حاشیهٔ سود» و عدد «قابل تولید» که از محدودکننده‌ترین ماده حساب میشود.
۲. مواد ویژه برای گزینه‌ها:
این ماده برای: اگر آیتم ویژگی دارد (مثل سایز)، هر ردیف یا «همیشه (پایه)» است یا فقط با یک گزینه مصرف میشود. ردیف گزینه روی پایه سوار میشود و می‌تواند منفی باشد؛ مثلاً گزینهٔ «بدون شکر» با منفی ۱۰ گرم.
توجه: اگر نام گزینه‌ای را در منو عوض یا حذف کنید، ردیف آن در رسپی با پیام «این گزینه دیگر روی آیتم نیست» علامت می‌خورد و کسر نمیشود تا آن را اصلاح کنید.
موجودی انبار
«موجودی انبار» صفحهٔ روزمرهٔ انبار است: موجودی لحظهای هر کالا در هر انبار، ارزش آن و هشدار کمبود. چهار کار اصلی انبار هم از همین صفحه ثبت میشود: «ورود کالا»، «خروج»، «انتقال» و «انبارگردانی». بالای صفحه کاشی‌های ارزش موجودی، تعداد کالا، کمبود و انبارها را می‌بینید و با «فقط کمبودها» فهرست خرید هفته را جدا می‌کنید.
۱. ورود کالا:
انبار، کالا و مقدار: زیر فیلد کالا موجودی همان انبار نشان داده میشود. اگر کالا اندازهٔ بسته دارد، می‌پرسد «مقدار را به کدام واحد وارد می‌کنی؟»؛ موجودی همیشه به واحد پایه نگه داشته میشود.
بهای هر واحد یا بهای کل: یکی را بنویسید. اگر خالی بماند، کالا با میانگین بهای امروز وارد میشود و میانگین دست نمی‌خورد.
رایگان (هدیه یا نمونه): برای کالای هدیه؛ بهای صفر واقعی ثبت میشود و میانگین بها را پایین می‌آورد.
تاریخ و ساعت: اگر کالا زودتر رسیده، تاریخ و ساعتش را بزنید.
ثبت در هزینه‌ها: با افزونهٔ هزینه‌ها، همین خرید با «نوع هزینه»، «عامل هزینه»، «روش پرداخت» و برای روش‌های بانکی «از کدام حساب» یک هزینه هم می‌سازد.
توجه: میانگین بها با هر ورودِ بهادار خودکار به‌روز میشود. اگر پیش از اولین خرید بهادار فروش داشته‌اید، آن فروش‌ها با همان اولین بها ارزش می‌گیرند و در «گردش انبار» زیر ستون ارزش نوشته میشود «بها … پر شد».
۲. خروج و انتقال:
دلیل خروج: از میان «مصرف در تولید»، «ضایعات و خرابی»، «تاریخ‌گذشته»، «مصرف پرسنل»، «پذیرایی و مهمان»، «مرجوعی به فروشنده» و «سایر».
مرجوعی به فروشنده: اگر افزونهٔ هزینه‌ها فعال باشد، «ثبت اعتبارِ فروشنده در هزینه‌ها» مبلغ برگشتی را به‌صورت سند منفی در هزینه‌ها می‌نشاند. «مبلغی که فروشنده پس می‌دهد» را خالی بگذارید تا ارزش همان مقدار به میانگین بها ثبت شود.
انتقال: از مبدأ کم و همان لحظه به مقصد اضافه میشود. مبدأ باید انبار شعبهٔ فعال باشد و دکمهٔ جابه‌جایی جای مبدأ و مقصد را عوض می‌کند.
توجه: دکمه‌های ورود، خروج و انتقال کنار هر ردیف جدول هم هستند و فرم را با همان کالا باز می‌کنند.
۳. انبارگردانی:
فهرست شمارش: پیشفرض فقط کالاهای همین انبار است. «همهٔ کالاها» برای وقتی است که چیزی بدون ثبت ورود به انبار آمده. ستون‌ها: کالا، سیستم، شمارش و اختلاف.
اصلاح اختلاف: فقط کالاهای دارای اختلاف اصلاح می‌شوند و هر اصلاح یک سطر «اصلاح انبارگردانی» در دفتر است. هر انبارگردانی حداکثر ۵۰۰ کالا دارد.
فروش وسط شمارش: لحظهٔ شمردن هر ردیف جدا نگه داشته میشود و فروش بعد از آن درست حساب میشود.
حرکت‌های امروزِ وسطِ شمارش: اگر حرکتی بدون ساعت در همان روز ثبت شده باشد، فرم می‌پرسد آن کالاها «روی قفسه بودند و شمرده شدند» یا «بعد از شمارش رسیدند یا رفتند».
۴. فروش بدون کسر انبار:
چه فروش‌هایی این‌جا می‌آیند: فروش‌هایی که موادشان کم نشد؛ مثلاً شعبه‌ای که انبار نداشت، آیتمی که حذف شده یا کسری که انجام نشد.
کسر از انبار یا نادیده بگیر: یا مواد را از یک انبار کم می‌کنید، یا اگر عمدی بوده آگاهانه نادیده می‌گیرید و موجودی همان که هست می‌ماند.
گردش انبار
«گردش انبار» دفتر همهٔ حرکت‌هاست: هر ورود، خروج، انتقال و اصلاحی که روی موجودی نشسته، با ماندهٔ همان لحظه. سطرها ویرایش یا حذف نمیشوند و هر اشتباه با یک حرکت تازه جبران میشود.
۱. فیلتر و خروجی:
ستون‌ها: حرکت، کالا / انبار، مقدار، مانده، ارزش و ثبت (نام کاربر یا «سیستم» برای کسر خودکار).
نوع حرکت: موجودی اولیه، ورود کالا، خروج کالا، انتقال بین انبار، اصلاح انبارگردانی، ضایعات، مصرف فروش و اصلاح بها.
ترتیب: تازه‌ترین، قدیمی‌ترین، بزرگ‌ترین مقدار یا بیشترین ارزش.
توجه: اگر در افزونهٔ هزینه‌ها دفتر را تا تاریخی بسته باشید، حرکت دستی با تاریخ آن دوره ثبت نمیشود تا گزارش ماه بسته عوض نشود.
هشدار کمبود و توقف فروش
کمبود در سه جا دیده میشود: نشان عددی کنار «موجودی انبار» در سایدبار، کارت «کمبود انبار» در داشبورد و فیلتر «فقط کمبودها». با روشن بودن «توقفِ فروشِ آیتم با تمامشدنِ مواد»، منو هم با انبار هم‌راستا میشود.
۱. ناموجود شدن خودکار آیتم:
معیار موجود بودن: آیتم وقتی فروختنی است که یکی از انبارهای فروش، همهٔ مواد یک عدد از آن را با گزینه‌های پیشفرض داشته باشد.
رزرو سفارش‌های باز: وقتی کسر خودکار و توقف فروش هر دو روشن‌اند، نیاز سفارش‌های باز که هنوز کسر نشده‌اند از موجودی کنار گذاشته میشود و سفارشی که ماده‌اش کافی نیست ثبت نمیشود.
اعلان: با بسته شدن فروش یک آیتم، اعلان «توقفِ فروش به‌خاطر انبار» می‌آید.
توجه: سیستم فقط آیتمی را دوباره باز می‌کند که خودش بسته است. آیتمی که شما دستی «ناموجود» کرده‌اید با رسیدن کالا برنمی‌گردد. با خاموش کردن این سوییچ، همهٔ آیتم‌هایی که انبار بسته بود باز می‌شوند.
دسترسی کارکنان
با افزونهٔ مدیریت کارمندان، کارهای انبار جدا جدا به نقش‌ها داده می‌شوند. دسترسی «دیدن و ثبتِ بها، ارزش و حاشیهٔ سود» هم جداست؛ کارمندی که آن را ندارد کالا را جابه‌جا می‌کند ولی بها و سود را نه در صفحه‌ها می‌بیند و نه در خروجی‌ها.
ارتباط با افزونه‌های دیگر
فروش حضوری و فروش آنلاین:
کسر خودکار روی سفارش‌هایی کار می‌کند که از صندوق، QR میز، پنل گارسون یا فروش آنلاین می‌آیند. هنگام لغو سفارش در بورد سفارش‌ها، برای هر قلم سرنوشت مواد پرسیده میشود: «برگشت به انبار»، «ضایعات» یا «مصرف شد». جزئیات صندوق و لغو را در آموزش فروش حضوری ببینید.
هزینه‌ها و سود و زیان:
با افزونهٔ هزینه‌ها خرید کالا و مرجوعی به فروشنده در دفتر هزینه می‌نشیند و گزارش سود و زیان «بهای تمام‌شدهٔ فروش»، «سود ناخالص»، «ارزش موجودی انبار»، «اختلاف انبارگردانی» و «مصرف داخلی» را هم نشان می‌دهد. آموزش هزینه‌ها را بخوانید.
چند شعبه:
با افزونهٔ چند شعبه هر شعبه انبار خودش را دارد، نقطهٔ سفارش برای هر شعبه جدا سنجیده میشود و انتقال بین انبار شعبه‌ها ثبت میشود. آموزش چند شعبه را ببینید.
پرسش‌های متداول
آیتمی که رسپی ندارد چه میشود؟
فروش میرود ولی چیزی از انبار کم نمیشود. در صفحهٔ «مواد آیتمها» با چیپ «بدون رسپی» این آیتمها را پیدا کنید.
اگر موجودی کالا منفی شد، فروش متوقف میشود؟
نه. کسر فروش همیشه ثبت میشود و فقط خروج دستی به تنظیم «اجازهٔ منفیشدن موجودی» بستگی دارد. برای درست کردن عدد، انبارگردانی کنید. اگر میخواهید آیتم بیماده فروخته نشود، «توقفِ فروشِ آیتم با تمامشدنِ مواد» را روشن کنید.
چرا نمیتوانم واحد یک کالا را عوض کنم؟
بعد از ثبت موجودی، گردش یا رسپی، واحد پایه قفل میشود چون همهٔ اعداد گذشته با آن ثبت شدهاند. برای واحد دیگر یک کالای تازه بسازید.
یک حرکت را اشتباه ثبت کردهام؛ چطور پاکش کنم؟
سطرهای گردش پاک نمیشوند. اشتباه را با حرکت مخالف (مثلاً یک خروج برای ورود اضافه) یا با انبارگردانی جبران کنید.
مواد در چه لحظهای از انبار کم میشود؟
طبق «لحظهٔ کسر» در تنظیمات؛ پیشفرض وقتی سفارش آماده شد. سفارشی که زودتر پرداخت شود هم کسر میشود، مگر برای بیش از دو ساعت بعد زمانبندی شده باشد.
کارمند انبار نباید قیمت خریدها را ببیند؛ ممکن است؟
بله. دسترسی «دیدن و ثبتِ بها، ارزش و حاشیهٔ سود» را به نقش او ندهید. او ورود و خروج را ثبت می‌کند ولی ستون‌های بها و ارزش را نمی‌بیند.